Caractéristiques d’une bonne fiche projet

S’il y a un élément qui reste incontournable dans une organisation ou en entreprise, c’est bien la fiche de projet. Elle intervient pour apporter l’éclaircissement dans l’organisation totale ou partielle d’un projet. En d’autre terme, c’est comme un livrable qui mentionne et détaille toutes les étapes à accomplir pour réussir un projet. Cependant, comment élaborer cette fiche projet ? Quels sont les points déterminants qui caractérisent une bonne fiche projet ? Zoom sur les points particuliers à tenir compte d’une bonne fiche projet.

Détailler la programmation du projet

Une bonne fiche projet doit pouvoir incorporer la programmation du projet. En effet, il s’agit d’établir un planning d’interactif qui permet d’avoir un aperçu complet du projet à réaliser. C’est une feuille de route qui permet d’avoir une vue globale du calendrier de chaque action à mener. Pour réussir cette étape d’une fiche projet, il importe de hiérarchiser les tâches. Et ce, en tenant comptes de celles prioritaires aux moins importantes. De ce fait, les rapports à générer seront plus faciles et la gestion des ressources optimisée.

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En outre, il importe de rappeler que les tâches constituent : toutes les actions à mener à chaque niveau ou individuellement pour l’atteinte de l’objectif global. Pour ce qui concerne les sous-tâches, il importe de veiller de sorte que celles-ci n’excèdent beaucoup de jours. Et quand on parle des sous-tâches, il s’agit de la subdivision d’une tâche en plusieurs petites tâches pour que : la tâche principale à réaliser soit aisée. Mais pour précaution, il est judicieux de prévoir une marge de manœuvre pour que même si des imprévues advenaient : que cela n’ampute guère sur l’atteinte efficace du but visé.

Évoquer toutes les informations utiles

Une fiche projet ne peut être qualifiée de bonne si celle-ci ne mentionne pas les informations essentielles liées au projet. En effet, lorsqu’on parle des informations utiles, essentielles, il s’agit des principaux objectifs du projet, les exécutants. Et ce, sans omettre les donneurs d’ordre. De plus, il y a aussi la méthode organisationnelle de la gestion du projet.

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Par ailleurs, il importe que le projet tienne compte de la manière dont les livrables seront rendus à disposition : c’est la fréquence d’envoi de ce dernier. Outre ces infos essentielles, on note les ressources disponibles, les contraintes ainsi que les éventuels risques relatifs au projet. Et si tout y est conjointement avec la première caractéristique mentionnée ; même sans avoir entamé, il y aura une vue aisée du déroulement du projet.

Faire cas des objectifs clairs et la portée du projet

Une fiche projet qui ne définit guère les objectifs, est source d’échecs à plus de 35 % du projet. Les experts pouvaient parler de 37 % si les objectifs ne sont point bien élucidés. En effet, l’objectif à définir est tellement indispensable que sans lui, tout le reste du projet à réaliser n’aura d’ancrage dans la réalité. Pour y arriver, il faudra donc répertorier tous les objectifs du projet dans un tableau. Ensuite, les consigner sur la fiche projet et les relier aux besoins ou exigences auxquelles ils concordent. Ce sera sur cette base que les jalons et les tâches incontournables pourront être posés et déterminés.

Par ailleurs, une autre caractéristique qu’une fiche projet doit définir est la portée de celui-ci. En effet, outre l’ébauche du projet : il urge qu’une partie de la fiche ait un aperçu sur la portée du projet. Lorsqu’on fait mention de la portée du projet, il s’agit : d’analyser chaque livrable pour une bonne définition des tâches indispensables à réaliser avec leur durée d’exécution. Cependant, pour éviter les malentendus susceptibles d’affecter le déroulement normal, il va falloir finaliser. Et ce, de manière que la fiche projet soit aisément consultable de tous les intervenants.

Définir la manière de piloter le projet

Outre les autres caractéristiques d’une bonne fiche projet susmentionnées, une fiche projet dite bonne doit aussi savoir situer les responsabilités. Il s’agit ici de mentionner les rôles, les différentes implications ainsi que les ressources disponibles. Autrement dit, il faut donc définir et mentionner l’argent disponible, les outils/équipements nécessaires pour la réalisation du projet. Et ce, avec les intervenants ou parties prenantes concernées.

Pour la concrétisation des actions à mener, il est ainsi recommandé de faire recours à un outil d’aide spécifique. À titre d’exemple d’outil d’aide, on peut énumérer : la matrice de RACI, un outil phare pour un bon pilotage d’un projet. D’autres outils et logiciel de gestion de projet en sont également disponibles facilitant le travail des chefs de projet. Avec des outils pareils, vous pourrez en tant que chef de projet, améliorer votre communication avec les collaborateurs. Vous pourrez aussi mieux planifier vos journées conformément à la tâche et en faire un bon suivi. Ce sera l’occasion de ce fait suivre l’avancement du projet de près.