S’il y a un élément qui reste incontournable dans une organisation ou en entreprise, c’est bien la fiche de projet. Elle intervient pour apporter l’éclaircissement dans l’organisation totale ou partielle d’un projet. En d’autre terme, c’est comme un livrable qui mentionne et détaille toutes les étapes à accomplir pour réussir un projet. Cependant, comment élaborer cette fiche projet ? Quels sont les points déterminants qui caractérisent une bonne fiche projet ? Zoom sur les points particuliers à tenir compte d’une bonne fiche projet.
Plan de l'article
Détailler la programmation du projet
Une bonne fiche projet doit pouvoir incorporer la programmation du projet. En effet, il s’agit d’établir un planning d’interactif qui permet d’avoir un aperçu complet du projet à réaliser. C’est une feuille de route qui permet d’avoir une vue globale du calendrier de chaque action à mener. Pour réussir cette étape d’une fiche projet, il importe de hiérarchiser les tâches. Et ce, en tenant comptes de celles prioritaires aux moins importantes. De ce fait, les rapports à générer seront plus faciles et la gestion des ressources optimisée.
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En outre, il importe de rappeler que les tâches constituent : toutes les actions à mener à chaque niveau ou individuellement pour l’atteinte de l’objectif global. Pour ce qui concerne les sous-tâches, il importe de veiller de sorte que celles-ci n’excèdent beaucoup de jours. Et quand on parle des sous-tâches, il s’agit de la subdivision d’une tâche en plusieurs petites tâches pour que : la tâche principale à réaliser soit aisée. Mais pour précaution, il est judicieux de prévoir une marge de manœuvre pour que même si des imprévues advenaient : que cela n’ampute guère sur l’atteinte efficace du but visé.
Évoquer toutes les informations utiles
Une fiche projet ne peut être qualifiée de bonne si celle-ci ne mentionne pas les informations essentielles liées au projet. En effet, lorsqu’on parle des informations utiles, essentielles, il s’agit des principaux objectifs du projet, les exécutants. Et ce, sans omettre les donneurs d’ordre. De plus, il y a aussi la méthode organisationnelle de la gestion du projet.
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Par ailleurs, il importe que le projet tienne compte de la manière dont les livrables seront rendus à disposition : c’est la fréquence d’envoi de ce dernier. Outre ces infos essentielles, on note les ressources disponibles, les contraintes ainsi que les éventuels risques relatifs au projet. Et si tout y est conjointement avec la première caractéristique mentionnée ; même sans avoir entamé, il y aura une vue aisée du déroulement du projet.
Faire cas des objectifs clairs et la portée du projet
Une fiche projet qui ne définit guère les objectifs, est source d’échecs à plus de 35 % du projet. Les experts pouvaient parler de 37 % si les objectifs ne sont point bien élucidés. En effet, l’objectif à définir est tellement indispensable que sans lui, tout le reste du projet à réaliser n’aura d’ancrage dans la réalité. Pour y arriver, il faudra donc répertorier tous les objectifs du projet dans un tableau. Ensuite, les consigner sur la fiche projet et les relier aux besoins ou exigences auxquelles ils concordent. Ce sera sur cette base que les jalons et les tâches incontournables pourront être posés et déterminés.
Par ailleurs, une autre caractéristique qu’une fiche projet doit définir est la portée de celui-ci. En effet, outre l’ébauche du projet : il urge qu’une partie de la fiche ait un aperçu sur la portée du projet. Lorsqu’on fait mention de la portée du projet, il s’agit : d’analyser chaque livrable pour une bonne définition des tâches indispensables à réaliser avec leur durée d’exécution. Cependant, pour éviter les malentendus susceptibles d’affecter le déroulement normal, il va falloir finaliser. Et ce, de manière que la fiche projet soit aisément consultable de tous les intervenants.
Définir la manière de piloter le projet
Outre les autres caractéristiques d’une bonne fiche projet susmentionnées, une fiche projet dite bonne doit aussi savoir situer les responsabilités. Il s’agit ici de mentionner les rôles, les différentes implications ainsi que les ressources disponibles. Autrement dit, il faut donc définir et mentionner l’argent disponible, les outils/équipements nécessaires pour la réalisation du projet. Et ce, avec les intervenants ou parties prenantes concernées.
Pour la concrétisation des actions à mener, il est ainsi recommandé de faire recours à un outil d’aide spécifique. À titre d’exemple d’outil d’aide, on peut énumérer : la matrice de RACI, un outil phare pour un bon pilotage d’un projet. D’autres outils et logiciel de gestion de projet en sont également disponibles facilitant le travail des chefs de projet. Avec des outils pareils, vous pourrez en tant que chef de projet, améliorer votre communication avec les collaborateurs. Vous pourrez aussi mieux planifier vos journées conformément à la tâche et en faire un bon suivi. Ce sera l’occasion de ce fait suivre l’avancement du projet de près.
Présenter les étapes clés de réalisation du projet
Une autre caractéristique d’une bonne fiche projet est de présenter les étapes clés de la réalisation du projet. Il s’agit ici de décrire précisément le processus qui permettra d’atteindre l’objectif fixé. Cette étape implique un travail minutieux pour le chef de projet et son équipe.
La présentation des étapes clés se fait généralement sous forme d’un diagramme ou d’un schéma, avec une description plus complète en annexe si nécessaire. Les étapes doivent être décrites dans l’ordre chronologique et avec suffisamment de détails pour que toutes les parties prenantes puissent comprendre sans difficulté ce qu’il faut faire à chaque étape.
En général, il est recommandé que ces étapes soient divisées en sous-étapes plus simples afin que chacun puisse travailler sur sa propre tâche spécifique. Cela permet aux collaborateurs de mieux voir comment leur travail influe sur le résultat final. Une fois ces différentes tâches terminées, on peut alors passer à la présentation des résultats obtenus lors d’une réunion périodique appelée comité de pilotage.
Le comité assure ainsi un suivi efficace du projet grâce aux discussions régulières entre tous les intervenants concernés par celui-ci. Ce sera aussi l’occasion pour vous, en tant que responsable du projet, d’exposer les résultats obtenus jusqu’à une date donnée et de discuter des actions futures qui seront entreprises.
Mettre en avant les résultats attendus et les critères de réussite
Les résultats attendus sont un point crucial de toute fiche projet. Il faut des indicateurs spécifiques pour mesurer leur réussite. Cela permettra de suivre les progrès du projet et d’apporter des ajustements si nécessaire.
Il ne suffit pas simplement de lister les résultats attendus. Il faut aussi décrire comment ces résultats seront atteints, quelles actions doivent être entreprises pour y arriver et quels moyens seront nécessaires.
En plus des résultats attendus, une bonne fiche projet doit inclure des critères précis qui permettront d’évaluer la réussite du projet. Ces critères doivent être quantifiables et mesurables afin de pouvoir comparer facilement les objectifs fixés aux résultats obtenus.
Les critères de réussite peuvent varier selon le type de projet, mais ils devraient généralement couvrir plusieurs aspects tels que :
• L’impact sur l’environnement ou la société
• Le respect du budget alloué par rapport à celui prévu initialement
• L’avancement en termes de temps par rapport au calendrier initial
• La qualité globale du produit fini ou du service rendu.
Il faut être d’accord sur ce qui est attendu. Cette approche garantit une meilleure compréhension des objectifs à atteindre et permet de maintenir l’engagement de toutes les personnes impliquées dans le projet.
• Décrire précisément l’objectif du projet
• Présenter les différentes étapes clés pour y parvenir
• Mettre en avant les résultats attendus et fixer des critères quantifiables pour mesurer la réussite.
En suivant ces trois points essentiels, vous pouvez être sûr d’avoir établi une fiche de qualité qui guidera votre travail tout au long du processus.
